Beleid Verklaring Omtrent het Gedrag binnen Scouting Regio Utrechtse Heuvelrug

Scouting Nederland wil haar leden een fysiek en sociaal veilige omgeving bieden. Het regiobestuur van scoutingregio Utrechtse Heuvelrug doen er alles aan om dat te bereiken. Bij gesprekken met nieuwe vrijwilligers is het een gespreksonderwerp en binnen Scouting Academy in onze regio wordt er aandacht aan besteed. Daarnaast heeft Scouting Nederland een gedragscode en bestaat er een stappenplan In Veilige Handen.Binnen de maatregelen in de preventieve sfeer is het aanvragen van een Verklaring Omtrent het Gedrag (VOG) een belangrijk hulpmiddel. De VOG is niet het wondermiddel om grensoverschrijdend gedrag binnen Scouting te voorkomen,maar zorgt er wel voor dat personen die eerder in de fout zijn gegaan met kinderen, en daardoor bij justitie bekend zijn, niet bij Scouting aan de slag kunnen.  

Een VOG aanvragen is verplicht 

Scouting Nederland heeft het aanvragen van een VOG voor alle vrijwilligers verplicht gesteld. Als regiobestuur verplichten wij dat dus ook voor onze regiovrijwilligers. In het huishoudelijk reglement van Scouting Nederland is opgenomen dat een VOG overlegd moet worden voordat kaderleden een functie kunnen uitoefenen of voordat iemand buitengewoon lid kan worden. Voor ons regio geldt dus dat iemand een VOG moet kunnen overleggen voordat iemand een regiofunctie kan uitoefenen.Deze VOG zal ook door de regio aangevraagd moeten zijn, een VOG op groeps- of op landelijk niveau is niet toereikend.  

Een VOG voor vrijwilligers binnen Scouting is gratis. In het huishoudelijk reglement is de VOG verplichting opgenomen voor alle vrijwilligers, ongeacht of ze wel of niet direct in aanraking komen met jeugdleden. Dus in onze regio geldt dit dus voor bestuursleden, trainers, organisatoren en andere regiovrijwilligers een VOG moet worden aangevraagd. 

Waarvoor wordt een VOG aangevraagd?   

Bij de aanvraag van een VOG onderzoekt de overheid of er geen strafbare gedragingen op naam van de aanvrager staan. Als sprake is van strafbare gedragingen, beoordeelt het Centraal Orgaan Verklaring Omtrent het Gedrag (COVOG) of die relevant zijn voor het doel waarvoor de verklaring is aangevraagd. Zo zijn voor het beroep van onderwijzer andere strafbare feiten van belang dan voor de functie van accountant. Bij de aanvraag wordt daarom aangegeven voor welke functie deze wordt aangevraagd en op welke aspecten moet worden getoetst.  

Twee functieaspecten vindt Scouting Nederland voor alle vrijwilligers belangrijk. Dit betreft Informatie en Personen. Daarnaast zijn er twee aspecten die, afhankelijk van de functie,van toepassing kunnen zijn: Geld en Aansturen organisatie. Het eerste zal met name spelen bij penningmeesters en budgetbewakers van organisatieonderdelen en het tweede bij bestuursleden en verantwoordelijken voor organisatieonderdelen.Organisatieonderdelen kunnen bijvoorbeeld speltakken of onderliggende teams van organisaties zijn. 

Binnen de regio zal het regiobestuur altijd alle vier de functieaspecten aanvragen, waardoor de VOG voor iedere regiofunctie geschikt is.  

Bezit de regiovrijwilliger al een VOG voor een andere functie binnen Scouting?  

In het huishoudelijk reglement van Scouting Nederland is opgenomen dat bij overstap naar een ander organisatieonderdeel opnieuw een VOG aangevraagd moet worden. Iedere groepsfunctie of landelijke functie, en dus ook de regionale functie, zal dus voor de vrijwilliger die daar voor het eerst actief wordt, een VOG aan moeten worden aangevraagd.  

Doordat de regio een VOG op 4 functieaspecten aanvraagt, is het niet noodzakelijk om bij het wisselen naar een andere functie in de regio een nieuwe VOG aan te vragen.  

Wel zal het regiobestuur na 3 jaar een nieuwe VOG aanvragen, indien de vrijwilliger nog steeds een regiofunctie bekleedt. Hoewel er geen geldigheidsduur aan een VOG zit, wil het regiobestuur dit wel om de drie jaar toetsen. Ondanks dat de VOG eerder een check is bij de start van een regiofunctie, kunnen er in de loop der tijdgebeurtenissen plaatsvinden, die bij een hernieuwde aanvraag er toe zouden kunnen leiden dat een VOG niet verstrekt zou worden.   

Aanvragen van een VOG 

Een VOG voor regiovrijwilligers zal digitaal aangevraagd worden. Het digitaal aanvragen heeft veel voordelen,zowel voor de vrijwilliger als voor de organisatie. De organisatie hoeft geen papieren formulier meer aan de vrijwilliger te overhandigen en de vrijwilliger hoeft niet meer zelf naar het gemeentehuis te gaan om een formulier af te geven. Voor alle partijen is het een besparing van tijd en kosten. Hierdoor is de VOG gratis. 

Informeren van de vrijwilliger  

Voordat de procedure voor het aanvragen van een VOG in gang wordt gezet, zal het regiobestuur de (potentiële) vrijwilliger informeren. Daarbij zal ook aangegeven worden dat het uitblijven van het verstrekken van een VOG zal leiden tot het niet kunnen uitoefenen van een regiofunctie.  

Hoe wordt een VOG digitaal aangevraagd?  

Het regiobestuur zal de individuele aanvraag starten. Een deel van de aanvraag moet het regiobestuur invullen en een deel wordt ingevuld door de persoon voor wie de VOG van belang is. De potentiële regiovrijwilliger moet beschikken over een e-mailadres, een DigiD en dient in een gemeente als ingezetene te staan ingeschreven in Gemeentelijke Basisadministratie (GBA). De potentiële regiovrijwilliger moet zijn naam, geboortedatum en e-mailadres beschikbaar stellen aan de organisatie. 

Op het digitale aanvraagformulier zal het regiobestuur het risicoprofiel en de functieaspecten waarop gescreend moet worden invullen. 

Nadat het regiobestuur haar deel van de aanvraag heeft afgerond, ontvangt de regiovrijwilliger een mail van het Ministerie van Veiligheid en Justitie met een link naar een pagina waar het digitale aanvraagformulier klaarstaat. De regiovrijwilliger kan het formulier bereiken met de DigID gebruikersnaam en -wachtwoord (www.digid.nl).  

De aanvraag wordt na bevestiging door COVOG in behandeling genomen. De regiovrijwilliger krijgt de VOG thuisgestuurd of ontvangt bericht dat er geen VOG afgegeven kan worden. Dit gaat meestal vrij snel en binnen een week kan een aanvraag afgerond zijn.  

De regiovrijwilliger zal er voor moeten zorgen dat deze VOG vervolgen bij het regiobestuur wordt aangeleverd.  

Mocht de VOG niet aangeleverd worden binnen een maand na de aanvraag, dan zal het regiobestuur contact zoeken met de potentiële regiovrijwilliger. Dit om te achterhalen of de VOG niet verstrekt is aan de regiovrijwilliger door justitie, of dat de VOG wel aangevraagd maar niet naar het regiobestuur opgestuurd is, of dat de VOG-aanvraag niet is ingediend door de regiovrijwilliger. Er zal dan nogmaals het belang van de VOG uitgelegd worden. Dit zal dan ook worden teruggekoppeld aan het team waar de regiovrijwilliger aan de slag zou gaan! 

Mocht de VOG niet verstrekt zijn door het ministerie, dan zal de regiovrijwilliger uitgeschreven worden uit SOL,en kan deze vrijwilliger zich niet inzetten voor de regio. Dit wordt dan ook aan het team verteld.  

Mocht blijken dat de aanvraag niet afgerond is, dan zal een nieuwe VOG aanvraag gedaan worden.  

Blijft de aanlevering dan nogmaals uit, dan zal de regiovrijwilliger uitgeschreven worden en kan deze vrijwilliger zich niet meer inzetten voor de regio. Dit zal dan ook worden teruggekoppeld aan het team waar de regiovrijwilliger aan de slag zou gaan! 

Je krijgt dus slechts één herkansing bij het niet aanvragen van een verklaring omtrent het gedrag! 

Hoe wordt een VOG geregistreerd?   

In Scouts Online zal worden geregistreerd welke VOG is afgegeven voor een regiovrijwilliger. Zodra de VOG door de overheid aan de desbetreffende persoon is toegestuurd, moet deze persoon de (originele!) VOG aan het regiobestuur van het organisatieonderdeel geven. De secretaris of gegevensbeheerder registreert in Scouts Online vervolgens de juiste VOG. 

De privacywetgeving en het bewaren van de VOG voor regio’s  

Het Ministerie van Justitie en Veiligheid verlangt dat de regio de originele VOG inziet en controleert op enkele echtheidskenmerken. Als regio kiezen wij er ook voor om deze VOG zelf op te slaan, ondanks dat enkele gegevens op de VOG aangemerkt worden als persoonsgegeven,omdat het noodzakelijk is voor het specifieke doel. 

De VOG zullen wij 3 jaar bewaren gedurende het lidmaatschap als regiomedewerker. Mocht er na 3 jaar weer nieuwe VOG zijn aangevraagd, dan zal de oude VOG worden vernietigd.

Als de regiomedewerker binnen deze drie jaar  stopt zal de VOG vernietigd worden.  Mocht de oudregiomedewerker zich opnieuw voor de regio willen inzetten, zal opnieuw een VOG aangevraagd moeten worden.