Rients stelt zich voor

Mijn naam is Rients en woon samen met mijn vrouw Anita in Amersfoort. Ik ben opgegroeid in Noord Nederland maar ben voor mijn werk naar Amersfoort verhuisd waar ik nu ruim 30 jaar woon.

Mijn beide kinderen Mark en Rianne zijn in 1998/ 1999 bij St Ansfridus als Bever gestart. Mark zit nog bij de groep en is teamleider van de Scouts. In 2000 ben ik bij St Ansfridus als voorzitter begonnen en heb dat tot aan 2018 gedaan, ik vond dat het toen tijd werd om het stokje over te dragen. Om na de verhuizing van St Ansfridus in 2003 heb ik samen met een aantal ondernemers het bouwdorp Nieuwland opgezet, om zo verbinding met de nieuwe wijk te zoeken.

In mijn werkzame leven ben ik manager bij de Nationale Politie, een baan met een grote maatschappelijke betrokkenheid. Ik kijk er erg naar uit om in mijn nieuwe rol binnen de Regio mij weer voor scouting te kunnen inzetten en het contact te blijven onderhouden met de groepen in de regio en Scouting Nederland. Ik hoop jullie allemaal snel een keer te spreken en een keer in levende lijve te kunnen ontmoeten.

Waarom wij exit gesprekken houden

Sinds eind vorig jaar ben ik de nieuwe kandidaat Regio HRM. We hebben meer dan honderd vrijwilligers die zich inzetten voor de regio. Daarom is het dus logisch dat iemand zich ook bezig houdt met het wel en wee van al deze vrijwilligers. De functie is nieuw voor mij, en ook relatief nieuw voor de regio. Dus dat betekent: uitzoeken wat we wel en niet moeten doen. Het idee van de exit gesprekken kwam van een ander, vertrekkend, bestuurslid. Inmiddels hebben we er twee gehad en wil ik graag mijn ervaringen met jullie delen. Ter lering en vermaak ;-).

Wat is een exit gesprek?

Er is een tijd van komen, en er is ook een tijd van gaan. Wanneer een vrijwilliger vertrekt bij je organisatie is het een goed idee om een exit gesprek te houden. Tijdens het gesprek bespreek je dan wat de vrijwilliger heeft gedaan – wat er goed ging en wat minder goed ging. De doelstellingen en hoe de vrijwilliger terugkijkt op zijn klus.

Heb het ook over hoe de vrijwilliger tegen de organisatie aankijkt en hoe hij tegen de toekomst voor de organisatie aankijkt. Hieruit zou je punten kunnen halen ter verbetering of groei voor de organisatie of de teams waar hij lid van is.

Mijn advies is om een exit gesprek niet te plannen met iemand die een direct contact was van de vrijwilliger. Het is fijn om openheid te kunnen hebben en om een open gesprek te kunnen voeren over wat er is gebeurd. Dat gaat meestal makkelijker met iemand die niet direct betrokken is bij je activiteiten dan met iemand die er met de neus bovenop zat. Soms heb je geen keus als je afscheid neemt van iemand die zich als een spin in het web bevond.

Wat ik tot nu toe gedaan heb

Eind vorig jaar hebben we in de bestuursvergadering het gehad over exit gesprekken. Een aantal bestuursleden stond op het punt te vertrekken en het leek één van hen wel verstandig hier eens mee te beginnen. We hebben toen besloten om in ieder geval met de vertrekkende bestuursleden een exit gesprek te plannen. Inmiddels hebben we met twee bestuursleden gesprekken gehad, en nog één te gaan.

Intussen hebben we dus ook nagedacht over het hoe en waarom van deze gesprekken. Ik heb een korte vragenlijst gemaakt ter inspiratie. Na elk gesprek heb ik een kort verslag gemaakt en gekeken welke acties we zouden kunnen oppakken richting de toekomst.

Wat mijn ervaringen zijn

Een exit gesprek kun je maar beter goed voorbereiden. Kijk terug in wat de functies waren van deze vrijwilliger en bedenk wat je wil weten van de vrijwilliger. Bedenk hier vervolgens passende vragen bij. Daarnaast is het belangrijk dat het het gesprek is van de vertrekkende vrijwilliger, en niet jouw gesprek, er moet zeker ruimte zijn voor zijn verhaal. Wat hij kwijt wil is veel belangrijker dan alles wat jij van hem wil weten.

Het is fijn om een ontspannen setting te maken voor het gesprek. Beide gesprekken waren bij mij thuis, wat het wat minder formeel maakt dan een kantoor of scoutinggebouw. Denk daarnaast ook na over wie er aanwezig zijn met het gesprek. Tijdens beide gesprekken was een mede bestuurslid aanwezig zodat we elkaar een beetje konden afwisselen en aanvullen. Daarnaast was er ruimte voor mij om af en toe wat op te schrijven zonder dat er al te veel ongemakkelijke stiltes vallen.

Ik heb ook ervaren dat het onwennig is. Voor mij is het voor het eerst dat ik dit soort gesprekken voer. Van te voren wist ik niet zo goed wat ik ervan moest verwachten, of hoe ik het aan moest pakken. Toch ben ik blij dat ik dit kan ervaren – dat scouting mij ook de mogelijkheid geeft om dit te leren. Daar ben ik immers ook regio HRM voor geworden.

Wat ik er van geleerd heb

Tijdens de gesprekken heb ik aantekeningen gemaakt en die heb ik op onze gedeelde mappen uitgewerkt. Wat in eerste instantie gewoon relaxte, leuke gesprekken waren bleken super nuttige bronnen van informatie te zijn. Het is goed om te weten waarom een vrijwilliger bij je organisatie vertrekt. Ongeacht of je daar als organisatie invloed op kan hebben. Als een vrijwilliger bijvoorbeeld verhuist of aan zijn maximale bestuurstijd zit, is een vertrek zo goed als onvermijdelijk.

Daarnaast is het heel leerzaam hoe de vrijwilliger de organisatie voor zich ziet en vooral, welke uitdagingen en kansen hij ziet. Dit heeft me zeker wel inzichten gegeven in de organisatie die achter blijft en hoe we kunnen leren van het vertrek. Deze vrijwilligers kunnen je deuren laten zien waar je zelf nog niet aan hebt gedacht, en dat geeft mij energie en een mooie horizon. Ik zeg niet dat we nu onze hele visie moeten gaan aanpassen, maar ik zie nu wel kansen voor ons en onze organisatie die ik voor de gesprekken niet zag.

Hoe nu verder?

Ik kijk terug op een succes en ben een hele nieuwe ervaring rijker. Het heeft zeker nut om in een vrijwilligersorganisatie een gesprek te hebben met je vertrekkende leden. Mijn plan is om elke vertrekkende vrijwilliger een exit gesprek in ieder geval aan te bieden, zodat iedereen een kans heeft om zijn visie en kans te delen met ons. Als je er geen interesse in hebt, ook goed, want iemand dwingen heeft echt geen zin. Maar ik adviseer je wel om dit aan te nemen – het is een goed leermoment voor onze organisatie, en fijn voor jou om je hart te luchten en de lucht te klaren.

Jelmer stelt zich voor

Goedemorgen/-middag/-avond!

Mijn naam is Jelmer Boter en ik ben 30 jaar. Ik ben opgegroeid in Zeist en daar vanaf m’n zesde lid van de Rambonnetgroep, waar ik als jeugdlid alle speltakken doorlopen heb. Terwijl ik bij de Rowans zat, waren we ook assistent-leiding bij de Bevers en (toen nog) Esta’s, en op m’n 18^e ben ik leiding geworden bij de Scouts. Op een jaar bij de Rowans en twee buitenlandse stages na, heb ik tot afgelopen zomer het grootste deel van de tijd bij de Scouts gezeten. Daarnaast ben ik sinds 2016 voorzitter van de Rambonnetgroep. Hoewel ik al 12,5 jaar niet meer in Zeist woon, kom ik er op zaterdagmiddag nog steeds met veel plezier!

Een paar jaar geleden (zomer 2018) ben ik als medewerker bij de Nawaka geweest en een ruim jaar geleden wilde ik graag een nieuwe uitdaging binnen scouting. Dat werd het activiteitenteam voor de Regionale Scout-In 2020, die we helaas hebben moeten afgelasten. Daarmee was de link met de regio gelegd en toen er vacatures voor het regiobestuur voorbijkwamen, raakte ik daarin geïnteresseerd. Van het een kwam het ander en nu ben ik kandidaat voor de functies vicevoorzitter en afgevaardigde landelijke raad om samen met Rients het regiobestuur te versterken, en m’n netwerk en skills verder uit te breiden.

Sinds ik uit Zeist vertrokken ben, heb ik achtereenvolgens natuurkunde gestudeerd in Enschede en ben ik gepromoveerd op onderzoek naar quantumcomputers bij QuTech in Delft. Sinds afgelopen voorjaar werk ik bij ASML en woon ik in Eindhoven. Naast scouting ben ik in mijn vrije tijd graag sportief, ik loop regelmatig hard en rijd graag een rondje op de racefiets, en hobby ik graag met elektronica en ICT.

Ik kijk er erg naar uit om me in deze nieuwe rol voor scouting binnen de Regio Utrechtse Heuvelrug te kunnen inzetten, en mezelf verder te ontwikkelen, en hoop veel van jullie snel een keer te spreken! Hopelijk op de regioraad op 25 mei, en als het even kan in levenden lijve.

Nieuwe waarderingstekens

Scouting is trots op zijn vrijwilligers! Zonder vrijwilligers zijn er geen wekelijkse opkomsten en kunnen 3000 leden in onze regio niet elke week werken aan hun eigen ontwikkeling. Om vrijwilligers gebonden en gemotiveerd te houden vinden we het belangrijk dat ze worden gewaardeerd. Eén van de manieren om vrijwilligers te waarderen is door het uitreiken van waarderingstekens. In dat traject gaat het een een ander veranderen, en om het zo soepel en goed mogelijk te laten verlopen willen we je graag informeren over deze nieuwe waarderingstekens.

Achtergrond

In 2017 is besloten om over te gaan op een nieuw stelsel van waarderingstekens. Het huidige stelsel heeft een aantal tekortkomingen en ook in een enquête bleek dat er in het land behoefte was aan een nieuw stelsel. Dat heeft geleid tot een voorstel van nieuwe waarderingstekens tijdens de landelijke raad in juni 2018. Daarna is nog even tijd genomen om het proces te ontwerpen en op te zetten. Inmiddels weten we dat alles er klaar voor is om de nieuwe waarderingstekens vanaf 2 april ook echt uit te gaan reiken.

De tekens

In de plaats van de huidige drie waarderingstekens, zijn er vier nieuwe waarderingstekens, op volgorde van laag naar hoog:

De gouden vos
Gouden Oehoe
Gouden Edelhert
Zilveren wolf

Dit sluit aan bij de internationale waarderingstekens, waar de bronzen wolf het hoogste waarderingsteken is. Daarnaast zijn er ook vier nieuwe tekens die aansluiten bij de huidige andere tekens:

Vriendschapsteken als waardering van een vriendschap met een aan scouting verbonden persoon of organisatie die veel betekent voor die organisatie.
Maatschappelijke inzet Een lid dat zich heeft ingezet voor (lokale) maatschappelijke kwesties en hierbij initiator is van de activiteit, kan een teken voor maatschappelijke inzet ontvangen. Voor jeugdleden moet er aantoonbaar meer zijn gedaan dan de reguliere activiteiten die al voorkomen in het Scoutingprogramma. Voor alle leden.
Bijzondere verdienste Het waarderingsteken wordt uitgereikt aan vrijwilligers die een bijdrage hebben geleverd aan een activiteit of project op (inter)nationaal, (boven)regionaal of lokaal niveau. Voor kaderleden en leiding.
Teken van moed als waardering van moedig optreden, voor alle leden.

Nieuw proces

Ook het proces rond het aanvragen van een waarderingsteken is onder de loep genomen en verbeterd. Om te voorkomen dat regio’s waarderingstekens verschillend beoordelen, zijn er interregionale commissies opgezet die waarderingstekens beoordelen. Ook is het formulier gedigitaliseerd en zijn er een aantal aanpassingen in gedaan. Hierbij is gezocht naar een juiste balans tussen voldoende informatie om een goed beeld te krijgen, en de complexiteit van het formulier. In de toekomst zullen er nog stappen worden gemaakt om dit meer te verduidelijken en makkelijker te maken. Voor jou als aanvrager neem je de volgende stappen:

Bepaal voor welk waarderingsteken de scout in aanmerking komt
Download het relevante formulier van de scouting.nl website
Het waarderingsteken kun je uploaden op het formulier van de website van Scouting Nederland. Twijfel je? Stuur het formulier dan naar waarderingstekens@regio-uh.nl
De interregionale commissie bepaalt of je aanvraag terecht is en aan de eisen voldoet, en zorgt voor afhandeling. Tijdens het proces word je door de leden op de hoogte gehouden. Afhankelijk van het teken kan een andere commissie de beoordeling doen, maar daar draagt de commissie zorg voor.
Wanneer je aanvraag is goedgekeurd, krijg je de URL om het teken in de scoutshop te bestellen
Je bestelt het teken zelf in de scoutshop met de code

Vragen?

Op de website van Scouting Nederland vind je meer informatie over de waarderingstekens: https://www.scouting.nl/themas-en-projecten/vrijwilligers/waarderingstekens . Vanuit de regio Utrechtse Heuvelrug is Niels Dimmers het eerste aanspreekpunt voor de waarderingstekens. Niels zit ook in de regionale commissie en houdt nauw contact met de projectorganisatie die het nieuwe stelsel implementeert. Als je vragen of opmerkingen hebt, schroom niet en stuur ze naar Niels: afgevaardigde@regio-uh.nl .

Het leven van een bestuurder

Vrijwilligerswerk gaat niet altijd over rozen. Soms word je uitgedaagd om lastige keuzes te maken of mensen slecht nieuws te brengen. Sommige situaties lijken moedeloos en uitzichtloos. Soms is het stressvol, op andere momenten weer dodelijk vermoeiend en saai.

Toch zijn ruim tienduizend mensen in Nederland vrijwilliger bij Scouting. Ze zijn leiding, klusjesman, projectleider, ITer of bestuurslid. En in sommige gevallen zijn ze het allemaal. Dit is niet alleen een ode aan tienduizend mensen die hun passie, kennis en tijd steken in de ontwikkeling van honderdduizend mensen. Dit is ook een oproep aan jou.

Passie

Het begint met een idee. Vaak een zin die begint met “wat als…”. Plotseling wordt er iemand wakker, “ja, dat is een leuk idee!”. Voordat je het weet rennen er driehonderd zeven tot elf jarigen door de straten van Amersfoort op zoek naar vossen die verkleed door de stad lopen. Aan alles is gedacht, drinken, wat te eten, een vervoersplan, verzamel en vertrek tijden, vossen zijn ingelicht, en natuurlijk voorbereiding voor een calamiteit. Twee EHBOers hangen verveeld een beetje rond bij de centrale post, twee anderen lopen door de stad.

Een week later is het weer raak, nu iets minder zichtbaar, op een scoutinggebouw in Baarn verzamelen veertig vrijwilligers, een vijftal trainers en vijfendertig cursisten. Samen leren en oefenen ze om elkaar en zichzelf te ontwikkelen. In dit geval dus heel bewust – een training voor nieuwe leiders, die in teams van twee tot vijf elke week opkomsten, weekenden en kampen organiseren. Pas dan word je bewust wat er allemaal bij komt kijken, wat er allemaal mogelijk is en wat er allemaal al is om jou te helpen. Niet alleen de oefening en theorie van de trainers is interessant, maar ook onderlinge uitwisseling en kennismaking. Mensen met elkaar verbinden.

Achtergrond

Op de achtergrond zit er, aan zo’n activiteit van een paar uur, een paar maanden aan voorbereiding. Programma moet worden uitgewerkt, materiaal moet worden klaargezet en gecontroleerd en mensen die meewerken moeten instructie krijgen. Er moet afstemming plaatsvinden met andere teams, en op één of andere manier is het de bedoeling dat dit allemaal bijdraagt aan één centraal doel. Iets waar die éne welp die daar door de stad rent, zich eigenlijk helemaal niet zo bewust van is.

Want, begrijpt hij eigenlijk wel dat het best bijzonder is? Dat het eigenlijk best raar is dat je zonder een volwassene met andere kinderen die je amper kent door de stad kunt rennen? Dat je iets unieks meemaakt als een van je teamgenootjes valt en een schaafwond krijgt? Dat iedere andere zeven jarige in paniek “mama” roept, en jij denkt: tanden op elkaar en door rennen? Nee, daar is dat jochie zich eigenlijk helemaal niet bewust van. Maar is dat erg?

Afstand

Op afstand is er een centraal team die dit alles overziet. Er voor zorgt dat wat deze teams doen, bijdraagt aan de ontwikkeling van niet alleen die ene welp, maar het geheel. Er voor zorgt dat kwaliteit continue wordt verbeterd, problemen worden opgelost en continuïteit wordt gewaarborgd. Er moet gezorgd worden dat er genoeg geld is om al dit leuks te kunnen doen, maar ook al die andere leuke dingen die gedaan worden. En er moet verantwoording worden afgelegd aan de leden die dit geld betalen.

Een belangrijke rol wordt gespeeld door het bestuur van onze scouting regio – en ik ben daar een trots lid van. Als je het zo op een rijtje zet klinkt het saai en ver weg, maar dat is het absoluut niet. Het is namelijk maar een gedeelte van het werk. Want als ik, als bestuurslid, tussen al die rennende welpen sta, weet ik wat mijn aandeel daarin is, en ben ik ongelofelijk trots op het team wat dit evenement heeft neergezet.

Als ik met mijn rode trui en groene das een clubgebouw binnen stap, word ik met open armen en een lach ontvangen. Wij voelen ons uitgenodigd op elk regio feestje, en maken daar ook dankbaar gebruik van. We staan te dansen tussen de scouts op een disco, en te kletsen met leiding op een borrel. We verbinden scoutinggroepen met een probleem met scoutinggroepen met een oplossing. We dragen uit dat we klaar staan voor de leiding, besturen en leden in onze regio en we zijn enorm trots dat we daar zeker niet alleen in zijn. Samen met 100 andere vrijwilligers laten we aan alle groepen in de regio zien wat scouting is. Niet omdat wij vinden dat wij het zo goed doen, en zeer zeker niet omdat die groepen het zo slecht doen (want geloof mij, dat doen ze echt niet!), maar omdat we vinden dat als we samenwerken, we iets fantastisch moois neerzetten.

Tot slot

Dit is ook een oproep aan jou. Acht jaar geleden begonnen veel van mijn collega bestuursleden aan dit geweldige avontuur. Ze mogen, kunnen en willen dit maximaal negen jaar doen, wat betekent dat dit binnenkort eindig is. Samen hebben zij het begin gemaakt van een fantastisch sterk avontuur – een regio die groepen verbindt en samenbrengt. Een regio die evenementen organiseert waar ik bijzonder trots op ben. Ik ben ingestapt op het juiste moment om deze groei mee te maken. Nu is dit een oproep aan jou, we sluiten een hoofdstuk af en beginnen aan het vervolg van ons avontuur. Ben jij degene die het volgende hoofdstuk tot een succes maakt?