Privacy en bescherming van persoonsgegevens

Scouting Regio Utrechtse heuvelrug verwerkt persoonsgegevens. Wij willen je hierover graag duidelijk en transparant informeren.

Privacy statement en privacybeleid

In dit privacy statement geven wij je antwoord op de belangrijkste vragen over de verwerking van persoonsgegevens door Regio Utrechtse Heuvelrug.

Wat zijn persoonsgegevens?

Er zijn gegevens die iets over jou zeggen. Bijvoorbeeld je naam, adres, leeftijd. Wanneer (een combinatie van) deze gegevens naar jou herleid kunnen worden spreken we over persoonsgegevens. Bijvoorbeeld je adres of e-mailadres. Maar bijvoorbeeld ook je voornaam samen met je geboortedatum. Wanneer anderen die persoonsgegevens hebben, moeten ze daar zorgvuldig mee omgaan. Ook foto’s en video’s worden gezien als persoonsgegevens.

Van wie verwerkt Regio Utrechtse Heuvelrug persoonsgegevens?

We verwerken persoonsgegevens van mensen met wie wij direct of indirect een relatie hebben, willen krijgen of hebben gehad. Dat zijn bijvoorbeeld gegevens van:

• Jeugdleden en vrijwilligers die deelnemen aan activiteiten en trainingen die wij organiseren
• Mensen die interesse tonen in een lidmaatschap bij Scouting of ooit een lidmaatschap hebben gehad
• Mensen die aan een bedrijf of organisatie verbonden zijn, waar wij een relatie mee hebben, willen krijgen of hebben gehad

Wie is verantwoordelijk voor de verwerking van mijn persoonsgegevens?

Scouting Regio Utrechtse Heuvelrug verwerkt persoonsgegevens in Scouts Online, de administratieve applicatie van Scouting Nederland. Wij kunnen (beperkt) jouw gegevens inzien als je lid bent van één van de groepen die deel uitmaken van onze regio, of wanneer je deelneemt aan een activiteit of training die wij organiseren. Zelf kun je dit ook, nadat je bent geregistreerd. Zo zal in geval van een jeugdlid de Scoutinggroep waarvan hij of zij lid wordt, zorg moeten dragen voor de juiste registratie in Scouts Online.

Waarvoor verwerkt Regio Utrechtse Heuvelrug persoonsgegevens?

Als je lid wilt worden van Scouting of aan de slag wilt gaan als vrijwilliger of een andere relatie met ons aan wilt gaan, hebben we persoonsgegevens nodig. Met behulp van je gegevens kunnen we je op de juiste wijze inschrijven als lid, zorg dragen voor je verzekering en bijvoorbeeld een Verklaring Omtrent Gedrag voor je aanvragen als vrijwilliger.

Als je eenmaal lid of relatie van Scouting bent, dan willen we je goed van dienst zijn. Wij gebruiken je naam en adresgegevens bijvoorbeeld om contact met je te onderhouden en je te informeren over lidmaatschap gerelateerde zaken, maar ook als je een vraag stelt, verwerken wij je gegevens om je zo goed mogelijk te kunnen helpen.

Gegevens van vrijwilligers kunnen ook gebruikt worden voor promotie- of marketingdoeleinden. Bijvoorbeeld om je te informeren over een nieuwe activiteit van de regio die mogelijk interessant is voor de leden van jouw groep of speltak.

Tot slot zijn er praktische zaken waarvoor we gegevens verwerken. Bijvoorbeeld ter ondersteuning van administratieve processen rondom contributie, statistische analyses enzovoorts.

Verwerkt Regio Utrechtse Heuvelrug ook bijzondere persoonsgegevens?

Bijzondere persoonsgegevens zijn gevoelige gegevens, bijvoorbeeld over gezondheid, strafrechtelijk verleden, etnische gegevens of gegevens betreffende ras.

Wij verwerken alleen bijzondere persoonsgegevens als wij dat moeten op basis van de wet, met jouw toestemming of als je dat ons vraagt. In dat laatste geval verwerken wij deze gegevens alleen als dat noodzakelijk is voor onze dienstverlening. Je kunt hierbij denken aan een gezondheidsformulier zodat wij rekening kunnen houden met jouw allergieën in de maaltijden die we aanbieden tijdens evenementen of trainingen.

Hoe gaat Regio Utrechtse Heuvelrug met mijn persoonsgegevens om?

Je persoonsgegevens worden zorgvuldig bewaard en niet langer dan noodzakelijk is voor normaal gebruik binnen de vereniging of het doel waarvoor zij zijn, verwerkt.

Wie kan er bij mijn persoonsgegevens?

Je kunt uiteraard zelf bij je persoonsgegevens. Door in te loggen in Scouts Online met je Mijn Scouting-account kun je alle gegevens met betrekking tot jouw lidmaatschap of relatie met Scouting, terug vinden en bewerken.

Daarnaast kan het organisatieonderdeel waarvan je lid bent, je gegevens inzien. Binnen een speleenheid, kunnen leden elkaars adres en telefoonnummer zien (tenzij je aangegeven hebt dat deze gegevens geheim zijn). Dat kan handig zijn, voor het maken van onderlinge afspraken. De gegevensbeheerder van de speleenheid en/of het organisatieonderdeel, kan je gegevens – net als jijzelf – muteren.

Binnen de bovenliggende organisatieonderdelen (bijvoorbeeld een regio of steunpunt) en het landelijk servicecentrum van Scouting Nederland kunnen je persoonsgegevens alleen worden geraadpleegd door medewerkers of vrijwilligers die hier gelet op hun functie toegang toe moeten hebben.

Uitwisseling van persoonsgegevens binnen Scouting

Willen wij gegevens voor een ander doel gebruiken dan waarvoor ze oorspronkelijk verwerkt waren? Dan kunnen wij dat alleen wanneer er tussen beide doelen een nauwe verwantschap bestaat. Bijvoorbeeld als je je inschrijft voor een evenement en daarvoor contactgegevens direct uit de ledenadministratie worden opgehaald. Of als je een nieuwe functie krijgt binnen een andere aangesloten Scoutingorganisatie, dan kan de ledenadministratie van dit onderdeel, je gegevens ophalen, zodat je deze niet opnieuw hoeft in te voeren. Scouting kan en mag geen gegevens uitwisselen met externe partijen.

Hoelang worden mijn gegevens bewaard?

Gegevens gerelateerd aan je lidmaatschap worden in beperkte vorm na uitschrijving bewaard om statistische informatie zoals ledenaantallen over de jaren heen, juist te kunnen blijven genereren. Voor het bewaren van deze gegevens gelden de wettelijk bepaalde voorschriften.

Welke regels gelden bij de verwerking van persoonsgegevens?

Bij de verwerking van persoonsgegevens is Regio Utrechtse Heuvelrug gebonden aan de daarvoor geldende wet- en regelgeving.

Kan ik zien welke gegevens Regio Utrechtse Heuvelrug van mij verwerkt?

Door in te loggen in Scouts Online met je Mijn Scouting-account kun je je gegevens met betrekking tot jouw lidmaatschapsregistratie of relatie met Scouting, terug vinden en bewerken.

Gebruik persoonsgegeven tbv regionale activiteite>

Regiomedewerkers die een mailing verzorgen naar (team)leiders, roverscouts of andere kaderleden kunnen van het regiobestuur een lijst ontvangen die uit SOL wordt geëxporteerd met alleen de benodigde gegevens voor de mailing. Ze worden verzocht deze lijst eenmalig te gebruiken en daarna te verwijderen.

Wanneer deelnemers zich via SOL registreren voor een activiteit, komen de gegevens van die deelnemers ter beschikking van degene die de desbetreffende activiteit of training organiseren voor de duur van het organiseren van die activiteit of training, inclusief evaluatie. Dit is voorbehouden aan de regiomedewerker met de rol gegevensbeheerder.

De betreffende regiomedewerker of het aangewezen bestuurslid zal daarna de gegevens archiveren, waardoor de gegevens niet meer zichtbaar zijn.

Waar kan ik terecht met een vraag of klacht?

Voor vragen of klachten over de verwerking van persoonsgegevens door Scouting kun je terecht bij het organisatieonderdeel waarvan je lid bent, bijvoorbeeld je Scoutinggroep. Voor vragen of klachten met betrekking hoe scouting Regio Utrechtse Heuvelrug met mijn gegevens omgaat kun je contact opnemen met de privacy contactpersoon van de regio, via privacy@regio-uh.nl