Waarom wij exit gesprekken houden

Sinds eind vorig jaar ben ik de nieuwe kandidaat Regio HRM. We hebben meer dan honderd vrijwilligers die zich inzetten voor de regio. Daarom is het dus logisch dat iemand zich ook bezig houdt met het wel en wee van al deze vrijwilligers. De functie is nieuw voor mij, en ook relatief nieuw voor de regio. Dus dat betekent: uitzoeken wat we wel en niet moeten doen. Het idee van de exit gesprekken kwam van een ander, vertrekkend, bestuurslid. Inmiddels hebben we er twee gehad en wil ik graag mijn ervaringen met jullie delen. Ter lering en vermaak ;-).

Wat is een exit gesprek?

Er is een tijd van komen, en er is ook een tijd van gaan. Wanneer een vrijwilliger vertrekt bij je organisatie is het een goed idee om een exit gesprek te houden. Tijdens het gesprek bespreek je dan wat de vrijwilliger heeft gedaan – wat er goed ging en wat minder goed ging. De doelstellingen en hoe de vrijwilliger terugkijkt op zijn klus.

Heb het ook over hoe de vrijwilliger tegen de organisatie aankijkt en hoe hij tegen de toekomst voor de organisatie aankijkt. Hieruit zou je punten kunnen halen ter verbetering of groei voor de organisatie of de teams waar hij lid van is.

Mijn advies is om een exit gesprek niet te plannen met iemand die een direct contact was van de vrijwilliger. Het is fijn om openheid te kunnen hebben en om een open gesprek te kunnen voeren over wat er is gebeurd. Dat gaat meestal makkelijker met iemand die niet direct betrokken is bij je activiteiten dan met iemand die er met de neus bovenop zat. Soms heb je geen keus als je afscheid neemt van iemand die zich als een spin in het web bevond.

Wat ik tot nu toe gedaan heb

Eind vorig jaar hebben we in de bestuursvergadering het gehad over exit gesprekken. Een aantal bestuursleden stond op het punt te vertrekken en het leek één van hen wel verstandig hier eens mee te beginnen. We hebben toen besloten om in ieder geval met de vertrekkende bestuursleden een exit gesprek te plannen. Inmiddels hebben we met twee bestuursleden gesprekken gehad, en nog één te gaan.

Intussen hebben we dus ook nagedacht over het hoe en waarom van deze gesprekken. Ik heb een korte vragenlijst gemaakt ter inspiratie. Na elk gesprek heb ik een kort verslag gemaakt en gekeken welke acties we zouden kunnen oppakken richting de toekomst.

Wat mijn ervaringen zijn

Een exit gesprek kun je maar beter goed voorbereiden. Kijk terug in wat de functies waren van deze vrijwilliger en bedenk wat je wil weten van de vrijwilliger. Bedenk hier vervolgens passende vragen bij. Daarnaast is het belangrijk dat het het gesprek is van de vertrekkende vrijwilliger, en niet jouw gesprek, er moet zeker ruimte zijn voor zijn verhaal. Wat hij kwijt wil is veel belangrijker dan alles wat jij van hem wil weten.

Het is fijn om een ontspannen setting te maken voor het gesprek. Beide gesprekken waren bij mij thuis, wat het wat minder formeel maakt dan een kantoor of scoutinggebouw. Denk daarnaast ook na over wie er aanwezig zijn met het gesprek. Tijdens beide gesprekken was een mede bestuurslid aanwezig zodat we elkaar een beetje konden afwisselen en aanvullen. Daarnaast was er ruimte voor mij om af en toe wat op te schrijven zonder dat er al te veel ongemakkelijke stiltes vallen.

Ik heb ook ervaren dat het onwennig is. Voor mij is het voor het eerst dat ik dit soort gesprekken voer. Van te voren wist ik niet zo goed wat ik ervan moest verwachten, of hoe ik het aan moest pakken. Toch ben ik blij dat ik dit kan ervaren – dat scouting mij ook de mogelijkheid geeft om dit te leren. Daar ben ik immers ook regio HRM voor geworden.

Wat ik er van geleerd heb

Tijdens de gesprekken heb ik aantekeningen gemaakt en die heb ik op onze gedeelde mappen uitgewerkt. Wat in eerste instantie gewoon relaxte, leuke gesprekken waren bleken super nuttige bronnen van informatie te zijn. Het is goed om te weten waarom een vrijwilliger bij je organisatie vertrekt. Ongeacht of je daar als organisatie invloed op kan hebben. Als een vrijwilliger bijvoorbeeld verhuist of aan zijn maximale bestuurstijd zit, is een vertrek zo goed als onvermijdelijk.

Daarnaast is het heel leerzaam hoe de vrijwilliger de organisatie voor zich ziet en vooral, welke uitdagingen en kansen hij ziet. Dit heeft me zeker wel inzichten gegeven in de organisatie die achter blijft en hoe we kunnen leren van het vertrek. Deze vrijwilligers kunnen je deuren laten zien waar je zelf nog niet aan hebt gedacht, en dat geeft mij energie en een mooie horizon. Ik zeg niet dat we nu onze hele visie moeten gaan aanpassen, maar ik zie nu wel kansen voor ons en onze organisatie die ik voor de gesprekken niet zag.

Hoe nu verder?

Ik kijk terug op een succes en ben een hele nieuwe ervaring rijker. Het heeft zeker nut om in een vrijwilligersorganisatie een gesprek te hebben met je vertrekkende leden. Mijn plan is om elke vertrekkende vrijwilliger een exit gesprek in ieder geval aan te bieden, zodat iedereen een kans heeft om zijn visie en kans te delen met ons. Als je er geen interesse in hebt, ook goed, want iemand dwingen heeft echt geen zin. Maar ik adviseer je wel om dit aan te nemen – het is een goed leermoment voor onze organisatie, en fijn voor jou om je hart te luchten en de lucht te klaren.